Lineamientos para la Valoración y Disposición Documental del Estado de Querétaro.
Pág. 8766 PERIÓDICO OFICIAL 22 de marzo de 2018
PODER EJECUTIVO
SECRETARÍA DE GOBIERNO
DIRECCIÓN ESTATAL DE ARCHIVOS
La Comisión Estatal de Archivos en ejercicio de las facultades conferidas por los artículos 9 y 12 del primer
párrafo y 14 de la Ley de Archivos del Estado de Querétaro, y:
Considerando
1. La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos establece en el Artículo 6º, apartado A Fracción
V, que para el ejercicio al derecho de acceso a la información, es deber de los sujetos obligados preservar
sus documentos en archivos administrativos actualizados.
2. Los presentes lineamientos constituyen normas complementarias a la Ley de Archivos del Estado de
Querétaro, la cual fue publicada en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Querétaro “La Sombra
de Arteaga” de fecha 24 de julio de 2009, en materia de valoración y disposición de documentos y archivos.
3. En términos del Plan Estatal de Desarrollo Querétaro 2016-2021, los ejes a partir del cual surten efectos los
presentes lineamientos son: Modernización, Transparencia y Rendición de Cuentas, para lo cual la
organización documental asegura el acceso oportuno a la información contenida en los archivos, así como
garantizar la correcta conservación del Patrimonio Documental del Estado y para promover la investigación
histórica.
4. Según lo dispuesto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Querétaro,
publicada en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Querétaro “La Sombra de Arteaga” de fecha 13
de noviembre de 2015, considerando 6, se establece que toda acción gubernamental se debe documentar
como parte de un principio constitucional. Por tanto, es necesario registrar los actos públicos de las
autoridades y su debida documentación, instruyendo a los sujetos obligados que tienen el deber de
conservar sus archivos documentales, con el objeto de que toda persona pueda tener acceso a la
información generada, administrada o en poder del sujeto obligado.
5. El organizar documentos resulta una actividad compleja para los sujetos obligados, debido a la falta de
espacio físico en donde se puedan resguardar de forma correcta los documentos con la finalidad de
conservarlos, asegurarlos y preservarlos; por tales motivos es necesario contar con directrices para analizar
y valorar los documentos y expedientes de los archivos, con el objetivo de darlos de baja o transferirlos a un
archivo histórico.
6. Se debe atender a lo dispuesto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
Querétaro, verificando en todo momento que la documentación que se pretenda dar de baja, no sea
información clasificada como confidencial o reservada.
7. En términos del Artículo 38 de la Ley de Archivos del Estado, la documentación en poder de los archivos
públicos, deberá estar debidamente valorada mediante los procedimientos que al efecto se emitan, para
determinar la importancia acorde a sus características administrativas, legales, fiscales, contables, de
evidencia, testimoniales, informativas e históricas, de la etapa activa o inactiva, para efecto de su
conservación temporal o permanente o, en dado caso, la baja documental.
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8. Es importante establecer los mecanismos necesarios para la baja documental, ya que los servidores
públicos pudieran incurrir en responsabilidad penal o administrativa; esto de conformidad con lo dispuesto
en el artículo 261, fracción V del Código Penal para el Estado de Querétaro, (Ref. P.O. S. A. No. 77, del 20
de diciembre de 2014).
9. En la 1ª sesión de la Comisión Estatal de Archivos de 27 de febrero de 2018, se llevó a cabo la aprobación
de los Lineamientos para la Valoración y Disposición Documental del Estado de Querétaro, en términos de
LINEAMIENTOS PARA LA VALORACIÓN Y DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DEL ESTADO DE QUERÉTARO
Título Primero
Disposiciones Generales
Capítulo Primero
Objeto y alcance
Artículo 1º. Los presentes lineamientos tienen por objeto asegurar que los Poderes del Estado, los mu nicipios,
las entidades paraestatales, paramunicipales, órganos desconcentrados, órganos constitucionales autónomos y
demás entes públicos efectúen la valoración y disposición documental de la información que generan y reciben
como consecuencia de su actividad. La valoración documental consiste en el análisis de la documentación, para
identificar y determinar los valores primarios y secundarios de ésta, con la finalidad de efectuar la baja
documental y realizar la transferencia primaria o secundaria.
Artículo 2º. Para los efectos de los presentes lineamientos, se entenderá por:
I. Archivo. Al conjunto de documentos en cualquier soporte que son generados o recibidos en el ejercicio
de sus atribuciones por cada sujeto obligado.
II. Baja documental o depuración. A la eliminación total o parcial de aquella documentación que haya
prescrito en sus valores primarios y carezca de valores secundarios.
III. Carátula de expediente. Es el registro general del contenido del documento, clasificación, descripción,
volumen y ubicación topográfica, que se sitúa en la parte frontal de éste.
IV. Catálogo de Disposición Documental. Es el registro general y sistemático que establece los valores
documentales primarios o secundarios, la vigencia documental, la clasificación de la información como
reservada o confidencial y el destino final de la documentación.
V. Ciclo vital del documento. Los documentos de archivo se integran por las siguientes fases:
a. Activa o de gestión de la información (Archivo de Trámite), es aquella en que los documentos son
generados y se usan para desahogar la gestión cotidiana de los entes obligados. Por ello, tienen una
utilidad importante para la atención de trámites; esto es, tienen alto valor administrativo, legal, fiscal o
contable.
b. Semiactiva (Archivo de Concentración), es aquella en la que los documentos de archivo ya no se
utilizan de manera constante en la atención de trámites; por lo que su utilidad y uso cambia de carácter,
constituyéndose sólo como información de referencia, la cual debe conservarse de manera precautoria
por sus valores legales, administrativos o fiscales.
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c. Inactiva (Archivo Histórico), es donde la utilidad de los documentos que por su información es
trascendente por su valor histórico, a pesar de su conclusión útil para gestiones administrativas, con la
finalidad de informar, evidenciar y testimoniar la memoria institucional y son conservados de manera
permanente.
VI. Comité Técnico. Órgano facultado para dictaminar los procedimientos archivísticos, así como las
transferencias y bajas documentales. El Comité se integrará por cinco funcionarios de cada Poder del
Estado, Dependencia, Entidad y Órgano de la Administración Pública Estatal y Municipal.
VII. Disposición documental. Es el destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales
dentro del sistema institucional de archivos, una vez que prescriben sus valores primarios,
administrativos, legales, contables y fiscales; dando lugar a la selección de los documentos de archivo
que adquieren un valor secundario o a la baja documental.
VIII. Documento de archivo. Es la información registrada en cualquier soporte, producida, recibida y
conservada por cada sujeto obligado, la cual posee contenido, contexto y estructura que le otorgan
calidad probatoria de eventos y procesos de gestión institucional.
IX. Expediente. Es el conjunto de documentos generados, recibidos orgánica y funcionalmente por cada
sujeto obligado, en la resolución de un mismo asunto, y cuyo conjunto forma una serie.
X. Ficha técnica de valoración. Es el instrumento de apoyo técnico para registrar el proceso de
valoración documental, por cada una de las series o subseries si es el caso.
XI. Inventarios documentales. Son los instrumentos de consulta y control que describen las series y
expedientes de un archivo que permiten su localización, los cuales se clasifican en:
a. Inventario General: Describe de manera somera el contenido y organización de expedientes. Es
un instrumento de registro, control y localización tanto de la documentación como de la información
contenidos dentro del Archivo.
b. Inventarios de Transferencia: Instrumentos de control que registran y describen la documentación
que ha de enviarse al Archivo de Concentración, porque han prescrito sus valores primarios
(Inventario de Transferencia Primaria) o al Archivo Histórico por sus valores documentales
secundarios (Inventario de Transferencia Secundaria).
c. Inventario de Baja documental: Instrumento de control archivístico que registra los documentos,
expedientes o series documentales que serán eliminados, debido a que carecen de los valores
primarios y secundarios.
XII. Serie documental. Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa general y que versa sobre
una materia o asunto en específico.
XIII. Sujetos Obligados. Poderes del Estado, municipios, entidades paraestatales, paramunicipales,
órganos desconcentrados, órganos constitucionales autónomos y demás entes públicos.
XIV. Transferencia. Es el traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un
archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben
conservarse de manera permanente, del Archivo de Concentración al Archivo Histórico (transferencia
secundaria).
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